Comment fonctionnent les conseils d’administration des petites copropriétés?

Les condos de 20 unités et moins représentent plus de 90 % des immeubles en copropriété au Québec. Leur croissance s’explique par leur attrait financier et le compromis qu’ils représentent entre la vie de locataire et l’achat d’une maison. Or, jusqu’à récemment, aucune étude scientifique ne s’était penchée en particulier sur le fonctionnement de ces petites copropriétés.

Un sondage scientifique réalisé auprès de 325 membres du RGCQ a permis à des chercheurs de renom de l’École des sciences de la gestion de l’Université du Québec à Montréal (ESG UQAM) d’étudier l’administration des petites copropriétés divises au Québec – une première. La professeure-chercheuse Micheline Renault, docteure ès sciences, MBA, CPA, et le statisticien Patrick Coulombe, Ph. D., ont identifié des profils de conseil d’administration à risque de mauvaise gouvernance et les compétences clés à réunir pour éviter les problèmes.

Comprendre sa copropriété

Une copropriété divise, qu’on appelle aussi un condominium, ou condo, est un type d’habitation composée de parties privées (dites privatives) et de parties communes, dont le fonctionnement est régi par la déclaration de copropriété. Ce document notarié a force de loi dans la copropriété et il contient les énoncés et règlements relatifs à son cadre de vie. Son application est la responsabilité du syndicat de copropriété.

Les chercheurs ont découvert qu’il existe deux profils de conseils d’administration.

• Une administration structurée, qui se distingue par une gestion diligente et proactive, favorisant un climat positif ; 45 % des répondants correspondent à ce profil.

• Une administration peu structurée, voire désorganisée, qui se distingue par la prédominance de relations interpersonnelles, le manque de communication, la permanence des mandats et le non-respect de la déclaration de copropriété. Ce profil correspond à la majorité des répondants, soit 55 %.

Parmi les problèmes les plus fréquents rapportés par les copropriétaires, près de la moitié (soit 5 sur 11) est aggravée par la mauvaise gouvernance et la gestion déficiente du conseil d’administration :

• Le bruit,

• La dégradation de l’immeuble en raison des délais pour les réparations mineures,

• La répartition des coûts des travaux entre les fractions,

• Les relations entre les copropriétaires, et

• Les relations entre les copropriétaires et les administrateurs.

En effet, quelle que soit leur taille, toutes les copropriétés sont régies par les mêmes lois et soumises aux mêmes obligations. Cependant, le faible nombre de copropriétaires réduit le potentiel de recrutement de candidats compétents pour pourvoir aux postes d’administrateurs du syndicat de copropriété (par rapport aux plus grandes copropriétés). De plus, l’autogestion (c’est-à-dire l’absence d’un gestionnaire professionnel ayant la responsabilité d’effectuer des tâches administratives et de soutien au conseil d’administration) alourdit la tâche des administrateurs, pour la plupart des bénévoles.

Les chercheurs ont découvert la cause principale de tensions et de problèmes dans ce type d’habitation, engendrant des risques financiers importants pour les copropriétaires : la mauvaise gouvernance. Leur étude démontre que les risques liés à l’achat d’une unité dans une petite copropriété divise n’ont rien à voir avec l’âge ou l’état de l’immeuble, mais bien avec la compétence, l’intégrité et l’éthique des membres du conseil d’administration. Voilà des découvertes d’envergure sur la gouvernance des petites copropriétés !

Protéger sa copropriété

Dès lors, l’information et la formation sont les clés de voûte pour garantir la valeur de l’investissement que représente l’achat d’une copropriété et pour assurer un milieu de vie harmonieux et agréable. L’implication de toutes les personnes membres de la copropriété est une grande force pour les petites copropriétés.

Les administrateurs et administratrices doivent :

• Connaître et comprendre leur déclaration de propriété pour l’appliquer correctement ;
• Posséder des savoir-faire en communication, en planification et en gestion ;
• Faire preuve de savoir-être éthiques, comme l’écoute, la transparence et l’intégrité.