Quelles sont les obligations du syndicat de copropriété?

Vous envisagez l’achat d’un appartement en copropriété (condo). On vous a vaguement parlé d’un « syndicat de copropriété » qui regroupe l’ensemble des copropriétaires, mais vous souhaitez en savoir plus : quel est son rôle ? Quelles sont ses responsabilités?

La déclaration de copropriété
La déclaration de copropriété est le document qui définit les droits, les obligations et les responsabilités de chacun de façon à organiser la vie collective. Il est important d’en prendre connaissance pour bien connaître l’étendue des droits de chaque copropriétaire.

L’ensemble des copropriétaires constitue une personne morale qu’on appelle le syndicat de la copropriété. Le syndicat est pourvu d’un nom et d’une adresse qui lui sont propres. Il a pour mission de voir à la conservation de l’immeuble, à l’entretien et à l’administration des parties communes, à la sauvegarde des droits afférents à l’immeuble ou à la copropriété, ainsi qu’à toutes les opérations d’intérêt commun.

Un syndicat de copropriété est constitué de deux organes : l’assemblée des copropriétaires et le conseil d’administration. Afin de mener à bien la mission du syndicat, chacun de ses organes a un rôle défini par la loi et par la déclaration de copropriété.

L’assemblée des copropriétaires
À titre de copropriétaire, vous ferez partie de l’assemblée des copropriétaires. La déclaration de copropriété détermine les droits de vote que vous pourrez exercer à l’égard des décisions qui seront prises lors de cette assemblée. Lors d’une assemblée des copropriétaires, ceux-ci sont appelés à:

• Donner leur avis sur le budget fixé par les administrateurs. Sur ce point l’assemblée n’a pas de pouvoir décisionnel.
  
  
• Procéder à l’élection des administrateurs et décider de leur rémunération, s’il y a lieu.
  
  
• Destituer un administrateur pour faute ou défaut de paiement de sa cotisation.
  
  
• Ratifier les règlements adoptés par les administrateurs.
  
  
• Recevoir le compte rendu des administrateurs pour leur gestion passée.
  
  
• Discuter et débattre des orientations importantes de la copropriété.

Certaines décisions de l’assemblée des copropriétaires doivent être prises avec une majorité spéciale et élevée. C’est le cas notamment pour une décision qui autoriserait des travaux de transformation, d’agrandissement ou d’amélioration des parties communes. C’est également le cas s’il s’agit de modifier la déclaration de copropriété ou de mettre fin à la copropriété. Ces décisions sont habituellement identifiées dans la déclaration de copropriété; à défaut, elles le sont dans la loi. L’assemblée des copropriétaires n’assume donc pas un rôle de gestion, contrairement au conseil d’administration.

Le conseil d’administration
Si vous souhaitez vous impliquer dans la gestion de la copropriété et que vous êtes élu par l’assemblée des copropriétaires, vous siégerez au conseil d’administration du syndicat. Ici encore, la loi et la déclaration de copropriété définissent le rôle et les pouvoirs des administrateurs. En général, le conseil d’administration voit à:

• S’assurer du respect de la déclaration de copropriété et des règlements par les copropriétaires et les autres occupants de l’immeuble (p. ex. : les locataires).
  
  
• Gérer les affaires de la copropriété avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté, et dans l’intérêt du syndicat. Cela inclut l’ouverture d’un compte en banque, l’embauche du personnel nécessaire, la comptabilisation des revenus et dépenses, la signature de contrats d’entretien, etc.
  
  
• Fixer le budget annuel ainsi que la contribution des copropriétaires au fonds de prévoyance (fonds accumulé et destiné aux travaux importants comme la réfection du toit).
  
  
• Maintenir une couverture d’assurance suffisante pour les parties communes et les parties privatives.
  
  
• S’assurer de la tenue et de la conservation des registres de la copropriété et de tous les autres documents officiels.
  
  
• Voir aux réparations qui incombent à un copropriétaire qui néglige de les exécuter.
  
  
• Convoquer l’assemblée des copropriétaires une fois par année et, à cette occasion, rendre compte de sa gestion.
  
  
• Représenter le syndicat le cas échéant; les administrateurs sont considérés comme des mandataires du syndicat.

En règle générale, la loi et la déclaration de copropriété prévoient qu’un administrateur n’encourt pas de responsabilité personnelle sauf s’il commet une faute lourde. Il est toutefois possible pour le syndicat de souscrire une assurance responsabilité des administrateurs pour couvrir ce risque.

Bien évidemment, un administrateur doit prendre des décisions concernant l’immeuble et son entretien. Par exemple, il doit voir à l’embauche d’un entrepreneur pour le déneigement. Il peut aussi être appelé à gérer des situations conflictuelles. Par exemple, le syndicat a reçu un avis de non-conformité des cheminées. Les cheminées doivent être condamnées ou changées. Les avis sont partagés. Quelle décision prendra le conseil d’administration?

La médiation
La vie en copropriété peut donner lieu à des conflits. La plupart du temps, les copropriétaires réussissent à trouver un terrain d’entente, mais ce n’est pas toujours le cas. Il est possible alors de recourir aux services d’un médiateur qui favorisera le dialogue pour que les opposants trouvent un terrain d’entente. Si on refuse de faire appel à un médiateur et qu’aucune entente n’est possible, il faut alors recourir aux tribunaux pour qu’un juge tranche, car il n’existe pas de « régie de la copropriété ». La démarche sera donc longue et coûteuse.

Références:
Répertoire de droit, La copropriété divise de Me Serge Allard notaire
Répertoire de droit, modèle de déclaration de copropriété par Me Christine Gagnon notaire
Code civil du Québec