Fonds de prévoyance et carnet d’entretien : un virage essentiel en copropriété (2e partie)

Changer une toiture avant qu’elle coule ou attendre les premiers dégâts ? En maison individuelle, chacun gère à sa façon. Mais en copropriété, les décisions d’entretien ou de rénovation concernent tout le monde et les conséquences aussi. Trop souvent, des syndicats choisissent de reporter les travaux pour garder les charges basses… jusqu’au jour où une cotisation spéciale vient frapper fort.

Pour mieux encadrer cette réalité, le gouvernement impose désormais un carnet d’entretien et une étude du fonds de prévoyance, réalisés par des experts indépendants. La contribution au fonds de prévoyance devra, dorénavant, être fixée en fonction de l’échéancier établi par ces professionnels.  Une façon de planifier plutôt que de subir et d’éviter les mauvaises surprises.

Dans notre parution du 4 septembre 2025, (Carnet d’entretien, étude du fonds de prévoyance : les nouvelles obligations sont là ! (1re partie) | Chambre des notaires du Québec) nous avions introduit les changements et indiquer les délais pour s’y conformer. Détaillons maintenant ces documents. 

QU’EST-CE QU’UN CARNET D’ENTRETIEN ?

Il est divisé en 2 sections.

La première comprend une description des composantes suivantes:

• des parties communes,
• des matériaux, appareils et équipements qui composent les parties communes,
• des matériaux, appareils et équipements qui se trouvent dans les parties privatives et qui sont sous la responsabilité du syndicat pour leur entretien.

Elle comprend également les renseignements concernant la date d’installation, les contrats d’entretien, les garanties, le manuel d’entretien du fabricant, etc.  

La deuxième section est consacrée à l’estimation de leurs états et de leurs durées de vie utile restantes. Elle comprend aussi la description des travaux à effectuer pour chacune d’elles avec l’échéancier pour les réaliser. L’échéancier est bâti sur un horizon de 25 ans et le professionnel estimera, pour chacune des années, les travaux d’entretien ou de remplacement à effectuer.

Qui peut le préparer ?

Il s’agit donc d’un document complexe qui ne peut être préparé par n’importe qui, car il nécessite des connaissances en bâtiment que seuls certains professionnels possèdent.  Ces professionnels sont les ingénieurs, les évaluateurs agréés, les architectes et les technologues professionnels si leurs activités professionnelles concernent principalement la gestion, la construction, la rénovation ou l’inspection immobilière.

Si parmi vos copropriétaires, il y a un architecte/technologue/ingénieur/évaluateur, pourra-t-il préparer le carnet d’entretien ?

Non. Des règles de conflit d’intérêts sont prévues et elles empêchent un architecte/technologue/ingénieur/évaluateur qui est copropriétaire, administrateur, gérant ou occupant dans l’immeuble, de préparer le carnet d’entretien de cet immeuble. Il est également exclu si c’est son conjoint ou sa société qui tient l’un de ces rôles.

Quelles sont les responsabilités du syndicat ?

Sa première responsabilité est bien évidemment de confier à un professionnel la confection du carnet d’entretien et de s’assurer qu’il est révisé selon la fréquence spécifiée dans le règlement.

En plus, le conseil d’administration doit, minimalement une fois par année, mettre à jour le carnet d’entretien en ajoutant tout nouveau renseignement ou document en lien avec son contenu. Il doit aussi indiquer et justifier les travaux qui n’ont pas été exécutés alors qu’ils étaient requis selon le carnet d’entretien.

Le carnet d’entretien doit également être déposé au registre et disponible pour les copropriétaires dans les 60 jours qui suivent son obtention, sauf si une assemblée annuelle est prévue à l’intérieur de ce délai de 60 jours, auquel cas le syndicat a l’obligation de le remettre aux copropriétaires avant l’assemblée.

Fréquence de la révision

En plus des mises à jour annuelles faites par le syndicat, le carnet d’entretien doit être révisé par un des professionnels autorisés au moins tous les 5 ans.

Cependant, si l’immeuble respecte l’une des conditions suivantes, la révision pourra être faite aux 10 ans :

• il est constitué d’au plus 8 parties privatives, excluant celles qui sont accessoires comme les espaces de rangement et de stationnement;
• aucune partie commune de l’immeuble n’est située dans un bâtiment;
• il a au plus 3 étages entièrement hors sol.

QU’EST-CE QUE L’ÉTUDE DU FONDS DE PRÉVOYANCE

Il est important que le fonds de prévoyance soit suffisamment approvisionné pour permettre au conseil d’administration de réaliser les travaux au moment où ils sont requis suivant l’échéancier déterminé au carnet d’entretien. L’étude permettra de déterminer les cotisations nécessaires pour approvisionner le fonds de prévoyance.

À cet effet, le règlement prévoit que l’étude doit contenir minimalement ce qui suit :

• Le solde du fonds de prévoyance utilisé pour la réalisation de l’étude.
• Une estimation du coût de chaque réparation majeure et de chaque remplacement à l’année de réalisation estimée indiquée au carnet d’entretien.
• Une recommandation sur le montant minimum devant être disponible au fonds de prévoyance au début de chaque année et sur les sommes à y verser annuellement.
• On doit préciser, le cas échéant, la part qui est réservée pour les réparations majeures et le remplacement des parties communes à usage restreint.
• Une explication sur les calculs faits pour établir les montants ci-dessus.

Qui peut la préparer ?

Seuls quelques professionnels sont autorisés à faire cette étude :

• les mêmes que ceux autorisés à préparer le carnet d’entretien (voir plus haut)
• et les comptables professionnels agréés.

Fréquence de la révision

L’étude doit être obtenue minimalement tous les 5 ans pour toutes les copropriétés (contrairement au carnet d’entretien où certaines copropriétés bénéficient d’un délai de 10 ans). Elle est réalisée en se basant sur les informations contenues au carnet d’entretien.

Coût pour les copropriétaires

Une fois l’étude disponible, le conseil d’administration doit présenter pour consultation à l’assemblée annuelle qui suit la contribution qui sera requise en se basant sur les recommandations formulées dans l’étude ajustées pour tenir compte de l’évolution de la copropriété (ex. : travaux recommandés non faits, travaux non planifiés faits). Les copropriétaires n’ont pas de pouvoir décisionnel, mais pourront faire valoir leur point de vue, comme ils le font pour le budget d’opérations courantes. Dans les 30 jours qui suivront cette assemblée, la contribution sera fixée par le conseil d’administration et les copropriétaires devront dès lors commencer à payer la nouvelle contribution. 

Que devez-vous payer en attendant ?  

• Si l’assemblée de transition a eu lieu avant le 15 juillet 2025 : un montant qui représente au moins 5% des contributions aux charges communes
• Si l’assemblée de transition a eu lieu après le 15 juillet 2025 : un montant qui représente 0,5% de la valeur de reconstruction de l’immeuble.

Le fonds de prévoyance de votre copropriété est-il insuffisant pour faire face aux prochaines dépenses? Craignez-vous de devoir verser des sommes faramineuses à court terme pour le rendre au niveau souhaitable ?

Rassurez-vous, le gouvernement accorde un délai de 10 ans pour rattraper le retard et le professionnel en tiendra compte quand il fera ses recommandations de cotisation annuelle.   

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