Comment changer de nom ou corriger un nom au registre de l’état civil ?

Photo: Chambre des notaires

Comme ces documents font partie du registre de l’état civil du Québec, le Directeur de l’état civil a la responsabilité de les corriger lorsqu’il s’agit d’erreurs purement matérielles. Dans le cas où l’erreur n’est pas matérielle, il faudra s’adresser au tribunal et faire une demande de rectification.

Erreur « purement matérielle » et rectification
La loi ne définit pas ce qu’est une « erreur purement matérielle ». L’interprétation de cette expression, comme celle de toute décision prise par le Directeur de l’état civil, peut être soumise à l’appréciation du tribunal, à la demande de tout intéressé. Or s’il est clair que l’ajout de la cédille au « c » du prénom « François » serait normalement considéré comme une erreur purement matérielle, il n’en va pas de même lorsqu’une mention essentielle, comme le nom, n'apparaît pas dans un acte de l'état civil. On doit alors obtenir une rectification de l’acte.

Une demande en rectification du registre de l'état civil doit être présentée devant la Cour supérieure du domicile du requérant ou dans le district de Québec. Si la demande concerne un mineur, les parents ont un rôle à jouer, ou, du moins, seront informés selon les règles de la procédure. Le Directeur de l’état civil sera également concerné par la situation.

Qu’en est-il s’il n’y a pas d’erreur, mais qu’on veut changer de nom?
La loi permet à une personne de demander un changement de nom ou de prénom pour un motif sérieux reconnu par la loi.

Deux façons de changer de nom
Selon votre situation, il est possible de présenter une demande de changement de nom par voie judiciaire au tribunal (devant un tribunal), ou par voie administrative (auprès du Directeur de l'état civil.)

La voie judiciaire : le tribunal
Le tribunal peut autoriser le changement de nom d'un enfant, notamment en cas d'abandon ou de perte de l’autorité parentale du père ou de la mère, ou lors d'une adoption. Cette procédure se fera normalement avec l’aide de votre notaire ou d’un avocat.

La voie administrative : le Directeur de l'état civil
Le Directeur de l'état civil peut autoriser un changement de nom lorsque la demande qui lui est présentée ne relève pas de la compétence du tribunal. Le Code civil du Québec prévoit ainsi que le Directeur peut autoriser un changement de nom notamment lorsque le nom généralement utilisé ne correspond pas à celui qui est inscrit dans l'acte de naissance, que le nom est d'origine étrangère ou trop difficile à prononcer ou à écrire dans sa forme originale ou que le nom prête au ridicule ou est frappé d'infamie.

Cette demande peut être présentée par tout citoyen canadien domicilié au Québec depuis au moins un an ou dans le cas d’un mineur répondant à ces critères, par son père, sa mère ou son tuteur. La personne née hors Québec devra au préalable obtenir l’inscription de sa naissance au registre de l'état civil du Québec, afin de traiter la demande de changement de nom.

Plusieurs étapes ponctuent la demande. À ce sujet, vous pouvez entrer en contact avec le Directeur de l’état civil du Québec ou encore consulter le site du Directeur de l’état civil pour bien vous orienter dans ces démarches. Après avoir soumis votre demande à l’aide des formulaires requis, le Directeur de l’état civil vous fera part de votre admissibilité ou non. À partir de cette étape, vous pourrez cheminer selon les règles prévues.

Parmi ces règles, certaines sont obligatoires, comme la publication de la demande de changement de nom dans la Gazette officielle du Québec et dans un journal local du domicile de la personne concernée. Cette démarche a pour but de permettre aux personnes intéressées de prendre connaissance de l’existence d’une demande de changement de nom et de leur donner ainsi la possibilité de transmettre leurs observations à cet égard. Dans certains cas permis par la loi, ces personnes intéressées peuvent même s’opposer au changement de nom. Il est à noter qu’une demande de changement de prénom concernant un enfant de moins de six mois ou une personne qui a changé d’identité sexuelle n’est pas soumise à l’obligation de publication.

Lorsque le processus de demande de changement de nom est complété, le Directeur de l'état civil rend sa décision. Dans le cas d’un refus, une requête en révision de la décision peut être présentée au tribunal dans les 30 jours suivant la communication de la décision.

Une fois le processus finalisé et les délais expirés, le registre de l'état civil du Québec sera modifié conformément à la décision. Il est alors possible de demander au Directeur de l'état civil un certificat ou une copie d'acte de naissance où est inscrit le nouveau nom de la ou des personnes concernées par le changement de nom.

Les effets d'un changement de nom
Lorsque le changement de nom prend effet, il est de la responsabilité de cette personne – ou s'il s'agit d'un enfant mineur, de son père, de sa mère ou de son tuteur –, de faire modifier le nom inscrit dans tous les dossiers des ministères et organismes concernés. Aux fins de ces démarches, un certificat de changement de nom et un nouveau certificat de naissance sont normalement requis. Notez qu'il en est de même lorsqu’il s’agit du changement de la mention du sexe d’une personne.

Il est cependant possible de demander au Directeur de l'état civil d’aviser certains ministères et organismes du changement. Un formulaire simplifié de demande de transmission des renseignements relatifs à un changement de nom ou de la mention du sexe est prévu à cette fin. Cette possibilité existe notamment pour la Régie de l’assurance maladie du Québec, la Régie des rentes du Québec, le ministère de l’Emploi et de la Solidarité sociale, la Commission administrative des régimes de retraite et d’assurances et le Curateur public du Québec.

Une décision importante
La modification d’un acte de naissance ou de mariage est une décision lourde de conséquences, mais elle est parfois nécessaire afin d’éviter toute confusion. De plus, certains changements quant au nom sont plus faciles à formuler qu’à une autre époque, et il est possible de le faire à coût réduit dans le meilleur intérêt de tous. Une consultation auprès de votre notaire constitue sans doute la toute première étape à envisager dans un tel cas. Spécialiste du droit des personnes, le notaire vous conseillera avec précision sur les démarches à suivre.