Du nouveau du côté de la recherche testamentaire

Si vous avez déjà agi à titre de liquidateur d’une succession, vous savez qu’un des premiers gestes à poser est d’effectuer une recherche testamentaire. Mais ce que vous ne savez peut-être pas, c’est que cette recherche, généralement effectuée par le liquidateur ou par un notaire qu’il aura mandaté pour ce faire, est obligatoire. « Elle permet de savoir si le défunt a fait un testament ou encore de s’assurer que le testament que les proches ont en main est bel et bien le dernier à avoir été réalisé, dit Dahlia Chalati, notaire et fondatrice du cabinet Chalati, qui se spécialiste dans la préparation de testaments et de mandats de protection ainsi que dans la liquidation successorale.

Puisqu’un testament peut avoir été fait par un notaire mais aussi rédigé par le défunt puis remis à un avocat, cette procédure doit être entreprise tant auprès de la Chambre des notaires du Québec (CNQ) que du Barreau du Québec. Mais, selon M^e Chalati, (…) le testament notarié est souvent privilégié car il comporte un avantage de taille : contrairement aux deux autres types de testaments (olographe ou devant témoins), il n’a pas à être validé par une cour avant d’être utilisé. « On considère que le testament notarié est authentique parce que, au moment de sa rédaction, le notaire a pu s’assurer de l’identité de son client ainsi que de sa capacité », dit Dahlia Chalati.

La procédure

Pour obtenir un certificat de recherche testamentaire, il faut avoir en main une copie de l’acte de décès ou du certificat de décès émis par le Directeur de l’état civil du Québec – l’attestation de décès provenant du salon funéraire n’est pas suffisante. Il faut ensuite faire parvenir ce document aux Registres des dispositions testamentaires et des mandats de protection de la CNQ ainsi qu’aux Registres des testaments et mandats du Barreau du Québec en suivant les instructions qui se trouvent sur leur plateforme respective.

Si la recherche testamentaire effectuée auprès de la Chambre des notaires est fructueuse, cela voudra dire que le défunt s’est adressé à un notaire pour faire faire un testament notarié. Par ailleurs, advenant que ce soit la recherche effectuée auprès du Barreau du Québec qui donne des résultats, cela signifie que le défunt a fait un testament olographe ou un testament devant témoins, puis qu’il l’a remis à un avocat, ou encore qu’il a demandé à un avocat de le rédiger pour lui (le document qui en résulte est alors un testament devant témoins). Cela signifie également que le professionnel (notaire ou avocat) a ensuite fait savoir à l’organisme avec lequel il est lié qu’il avait en main ledit document.

Contrairement au testament, le certificat de recherche testamentaire ne dit rien des volontés du défunt. Il contient plutôt de l’information permettant d’identifier ce dernier – comme son nom, sa date de naissance et son numéro d’assurance sociale – et de savoir vers quel notaire ou avocat se tourner pour retrouver son testament.

La CNQ améliore ses manières de faire

Depuis le 11 juin dernier, la CNQ émet des certificats de recherche testamentaire en format électronique, ce qui permet de mettre la main sur ce document beaucoup plus rapidement. « L’année dernière, il fallait attendre environ deux semaines pour recevoir les certificats de la Chambre des notaires, dit Dahlia Chalati, alors que, maintenant, ils arrivent presque instantanément. » Notons que si le décès a eu lieu peu de temps après qu’un testament a été rédigé par un notaire, le délai sera plus long. Car les notaires transmettent à la CNQ de l’information sur les testaments qu’ils détiennent seulement deux fois par mois.

Certaines personnes préfèrent recevoir un certificat de recherche testamentaire par la poste. C’est toujours possible. Selon ce que nous a écrit Kimberly Rousseau, conseillère en communication professionnelle et corporative à la direction clientèle et communications de la Chambre des notaires, c’est ce que l’on obtient automatiquement en faisant sa demande par la poste ou en signalant cette préférence au moment de faire sa demande en ligne (une option est prévue à cet effet). Notez que, dans ce dernier cas, des frais sont demandés pour la version papier. Le document reçu est alors une impression du certificat électronique. Il a la même valeur que ce dernier.

Autre nouveauté : une procédure électronique de validation mise en place par la CNQ permet désormais à tous les intervenants qui ont à se référer au certificat (comme les institutions financières) de s’assurer que ce document n’a pas été modifié ou falsifié depuis son émission et qu’il est bel et bien valide. Pour effectuer la validation, il suffit à l’utilisateur d’inscrire sur la plateforme de la CNQ le numéro du certificat et un code de vérification préalablement reçu. « Ici, on parle de sécurité augmentée quant aux documents », dit M^e Chalati.

Pour sa part, le Barreau du Québec continue à émettre des certificats en version papier. Sur le site web de l’organisme, il est indiqué que le délai de traitement est de deux à trois semaines, mais selon Martine Meilleur, qui y est conseillère en relations publiques, il peut être moins long et cela varie en fonction du nombre de demandes reçues quotidiennement. Mme Meilleur indique également qu’un processus de validation est enclenché chaque fois qu’une demande de recherche est reçue et précise que le type de papier utilisé « contient un filigrane embossé qui confirme son authenticité ».

Un long processus, la succession

André Lacasse, planificateur financier et conseiller en sécurité financière, apprécie la nouvelle procédure mise en place par la Chambre des notaires. « Que l’obtention du certificat de recherche testamentaire soit plus rapide est une bonne chose pour le liquidateur, dit-il. Car c’est lui qui s’occupe de mettre la main sur ce document. » M. Lacasse aime aussi que la procédure soit désormais plus sécuritaire.

Il ajoute cependant que les changements qui ont été effectués ne modifient pas pour autant tout le travail de collecte de l’information après le décès d’un client. « Mes obligations demeurent les mêmes, dit-il. Je dois récolter certains documents, puis les envoyer aux instances concernées (assureurs, sociétés de placement, etc.) pour qu’ils fassent les vérifications d’usage. Ce n’est qu’une fois ces vérifications terminées que je peux transférer l’argent du compte du défunt au compte de succession. »

Le professionnel ajoute qu’en dépit de la nouvelle procédure mise en place par la Chambre des notaires, la liquidation d’une succession, c’est un processus qui prend du temps. Car cela comporte plusieurs étapes, dont l’inventaire des biens du défunt, le paiement de ses dettes et la préparation de ses déclarations de revenu pour l’année de son décès. « Les gens peuvent trouver ça long et c’est le cas, dit André Lacasse. Mais ce n’est la faute de personne. C’est la loi qui est ainsi faite. »