Travailleur autonome: Quelles dépenses sont déductibles?

Travailleurs autonomes, lisez ce qui suit pour être sûr de bien remplir votre déclaration de revenus.

Vous n’avez aucune autorisation à demander au fisc pour réduire votre chiffre d’affaires du montant d’une dépense d’entreprise. À la remise de votre déclaration de revenus, vous n’êtes tenu de fournir aucune preuve à l’appui: ni reçu, ni déclaration, ni plan du logis. Mais si un vérificateur se présente, il peut vous demander de justifier une déduction qui lui apparaît moins évidente que les autres, et vous aurez intérêt à avoir des archives en ordre.

Pour qu’une dépense soit déductible, elle doit remplir deux conditions.

• Il faut un reçu. Même si une dépense est légitime, vous devez avoir une preuve matérielle que vous l’avez payée.

• Il faut une «espérance de profit». La dépense doit être utile ou nécessaire à la conduite de vos affaires (se lancer, vendre, produire, gérer). Elle est censée vous avoir permis de générer d’autres revenus ou d’économiser.

En principe, cela devrait exclure les dépenses personnelles: se loger, se nourrir, se vêtir. Mais il y a des nuances. Si une dépense est déductible pour une grande entreprise, elle l’est aussi pour un travailleur autonome. Par exemple, un employeur peut rembourser les repas d’un salarié qui se déplace à sa demande, mais pas le BBQ du vendredi soir à la maison (encore que, s’il s’agit de recevoir des clients, une partie de la dépense devient légitime).

Vous pourriez être justifié de déduire le smoking loué pour la soirée de remise des oscars. Votre voyage en famille au Costa Rica n’est certainement pas déductible, mais peut-être que votre part l’est en partie si vous en avez profité pour rencontrer un prospect ou pour assister à un congrès.

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Classer ses dépenses d'entreprise

Habituellement, on regroupe ces dépenses en catégories, qui peuvent varier selon les secteurs d’activité. En voici une liste des plus courantes. Selon votre secteur, vous pouvez créer des catégories qui vous sont propres.

• Fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre, chemises, etc.).
• Téléphone, Internet. 
• Transport. Tout ce qu’il faut pour acheminer quelqu’un ou quelque chose du point A au point B.
• Publicité. Tout ce qui assure votre visibilité. 
• Taxe d’affaires, droits, permis, cotisations professionnelles. 
• Formation. (Si elle est pertinente à votre activité.)
• Voyages. Hôtel, billets d’avion et location d’auto, si c’est pour le travail. 
• Congrès. Le transport, l’inscription, le logement, les repas (à 50 %), la cotisation obligatoire, à raison de deux congrès par an.
• Honoraires, consultations.
• Frais d’entretien et de réparations. Sauf pour l’auto et la maison, qui sont à part.
• Assurances. Si c’est lié au travail, comme l’assurance salaire ou invalidité, oui. Cette catégorie ne concerne ni votre assurance habitation ni votre assurance automobile.
• Frais financiers. Les frais d’un compte destiné exclusivement au travail, de même que les intérêts d’un emprunt. 
• Loyer. Pour un bureau commercial, il est déductible à 100 %. Pour un bureau à domicile, comme pour la voiture et les frais de représentation, lire ci-dessous.

Loyer, auto et frais de représentation

• Le loyer: Vous pouvez inclure dans vos dépenses déductibles le montant du loyer, les frais de chauffage et d’électricité et les frais d’entretien ménager. Si vous êtes propriétaire, les taxes, de même que les intérêts de votre emprunt hypothécaire sont déductibles (mais pas le capital). Pour un bureau à domicile, le fisc pose quelques limites. La partie déductible doit correspondre à la proportion qu’occupe votre espace de travail. Cet espace ne peut pas dépasser 50 % de l’espace disponible. Les deux paliers de gouvernement traitent cette dépense de manière différente. Le gouvernement du Québec ne permet de déduire que la moitié des montants associés à votre espace de travail. Au fédéral, c’est le montant total. 

• L'auto: Les dépenses déductibles concernent l’essence, les permis, les assurances, les réparations et vos frais de location. Si vous êtes propriétaire de l’auto et que vous avez contracté un prêt pour l’acheter, vous pouvez déduire les intérêts versés en lien avec ce prêt, mais pas la partie qui correspond au prix d’achat. La part déductible de vos dépenses correspond à la proportion du kilométrage consacrée à votre activité (à cette fin, vous devez tenir un carnet de vos déplacements qui vous permettra de justifier votre déduction en cas de contrôle fiscal). Il n’existe pas de norme quant au pourcentage maximal, mais vous aurez certainement les vérificateurs sur le dos si vous dépassez 75 %. Contrairement aux idées reçues, la même règle s’applique à une voiture de location. Et malheureusement, non, les contraventions ne sont pas déductibles. Bon à savoir: lorsque vous lui présenterez votre état des résultats, le fisc voudra que vous ventiliez vos dépenses de maison ou de voiture en sous-catégories (par exemple, pour l’auto: l’essence, l’entretien, l'assurance). Vous serez très content d’avoir fait le ménage là-dedans au fur et à mesure. 

• Les repas et frais de représentation: Le maximum déductible est de 50 % des frais engagés en lien avec les rencontres de travail au restaurant, certains vêtements (rarement) et les sorties au théâtre (si c’est pertinent!). Au Québec, le gouvernement plafonne ce poste de 1,25 % à 2 % du chiffre d’affaires.

Trop déduire peut nuire

Il y a plusieurs raisons de déduire toutes les dépenses justifiables. D’abord, cela diminue votre revenu imposable et votre taux d’imposition. Ensuite, si vous ne déduisez pas une dépense justifiable, vous allez devoir payer de l’impôt sur de l’argent que vous n’avez plus. Autrement dit, vous payez en double.

Étant donné le flou qui règne entre ce qui constitue une dépense d’entreprise légitime et une dépense personnelle, la tentation est grande de forcer la note pour maximiser ses dépenses déductibles. Mais outre le risque de se faire taper sur les doigts par le fisc, il y a d’autres considérations d’ordre pratique qui demandent à être examinées de près.

Ainsi, votre capacité d’emprunt dans une institution bancaire et le calcul de vos rentes, de votre plafond de REER, de votre congé parental ainsi que de votre couverture d’assurance salaire sont tous basés sur votre revenu net. Des dépenses déductibles démesurées ont pour effet de réduire votre revenu net. Celui-ci ne correspond alors plus à votre réalité financière ni à votre situation réelle. Votre capacité d’emprunt, de couverture ou de contribution en sera affectée, ce qui pourrait nuire à vos autres projets. 

La question de l'amortissement

Aux yeux du fisc, certains de vos achats les plus coûteux – comme un ordinateur, une auto, du mobilier de bureau ou des outils – ne sont pas des «dépenses» à proprement parler, mais plutôt des «investissements» ou des «actifs», c’est-à-dire des biens qui ont une valeur de revente, même si cette valeur diminue avec le temps.

Pour ces biens, ce n’est pas le montant total déboursé qui peut être déduit l’année de leur achat ou les suivantes, mais plutôt la partie de ce montant correspondant à la diminution annuelle de leur valeur, selon des taux déterminés par le fisc. Cette déduction annuelle, répartie sur plusieurs années, constitue l’amortissement.

Il n’y a pas de règles claires sur ce qui constitue «un actif» (et non une dépense), mais les comptables supposent que du matériel ou du mobilier payé plus de 1 000 $ devrait être considéré comme un élément d’actif. Il s’agit d’un montant arbitraire, mais couramment employé.

Vous trouverez les taux d’amortissement auprès de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu Québec. Il existe actuellement près d’une vingtaine de catégories d’actifs. Par exemple, ces deux agences dictent des taux d’amortissement annuels de 30 % pour la voiture (catégorie 10) et de 20 % pour le mobilier de bureau (catégorie 8). Attention: tenez-vous informé, car les gouvernements modifient fréquemment les dispositions en matière d’amortissement, notamment pour encourager l’investissement. 

Il existe sur le Web des calculateurs automatiques d’amortissement des actifs, mais il est très facile de s’y perdre, car les montants doivent être suivis sur plusieurs années selon un «plan d’amortissement». Il est préférable de confier le tout à votre comptable.

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Ressources utiles

Agence du revenu du Canada - Déduction pour amortissement

Revenu Québec - Déduction pour amortissement

Le contenu de cet article est extrait de notre guide 100 trucs - Travailleurs autonomes, réalisé en collaboration avec Jean-Benoit Nadeau, auteur du Guide du travailleur autonome 3.1 (Québec Amérique) et disponible en kiosque et dans notre boutique.