Votre navigateur n'est plus à jour et il se peut que notre site ne s'affiche pas correctement sur celui-ci.

Pour une meilleure expérience web, nous vous invitons à mettre à jour votre navigateur.

La visioconférence pour les nuls : 25 règles pour une séance réussie

Par Jean-François Gazaille
videoconference

La visioconférence fait désormais partie de notre quotidien, pour le plaisir ou pour le boulot. Or, dans un contexte professionnel, plusieurs négligent encore certaines règles. Voici 25 mesures à prendre à titre d’organisateur ou de participant à une réunion virtuelle.

Il y a quatre grands préceptes à suivre : planifier la séance, vérifier en temps et lieu le bon fonctionnement des dispositifs de communication, projeter une image de soi avantageuse et afficher un comportement respectueux.

«Publiques ou privées, dans un contexte professionnel ou social, les rencontres virtuelles doivent suivre les mêmes règles de politesse et de bienséance qu’en personne», indique Danielle Roberge, formatrice et consultante en étiquette.

L’ébauche

1. À titre d’organisateur de la rencontre, déterminez d’abord si la visioconférence est le mode de communication approprié pour atteindre vos objectifs. «Parfois, le téléphone est préférable», souligne Julie Blais Comeau, également spécialiste de l’étiquette.

2. Toute convocation doit comporter les informations suivantes : heure de la rencontre, heure de clôture, ordre du jour et objectifs.

3. Arrivez préparé. Il n’y a rien de plus désolant que d’observer quelqu’un en train de farfouiller dans ses notes…

La préparation technique

4. Prévoyez un éclairage efficace, par exemple une lampe derrière votre ordinateur qui projette dans votre direction. Si nécessaire, tirez les rideaux.

5. Testez la caméra «quelques jours ou quelques heures avant» la réunion, suggère Mme Roberge. Cette étape prévient bien des soucis ! On opte pour un cadrage «bulletin de nouvelles» : l’objectif de la caméra étant à la hauteur des yeux, on ne devrait voir que le haut de votre corps, sans que votre menton ou vos narines apparaissent en contre-plongée !

6. Testez aussi le son avant la rencontre. Optez un microphone discret, à pince. Si vous le pouvez, utilisez des écouteurs. Et retirez tous ces bracelets et autres accessoires bruyants.

7. Vérifiez aussi d’avance la qualité de la bande passante.

L’image

8. Optez pour une pièce calme – idéalement un vrai bureau – dont vous pouvez fermer la porte. Empêchez toute source de distraction extérieure de perturber la rencontre, qu’il s’agisse de vos enfants, de votre chien, de vos appareils électroniques ou de la tondeuse du voisin…

9. Libérez votre table de travail et votre pièce, du moins à l’intérieur du cadre de la caméra, de tous les objets trop révélateurs de votre vie personnelle ou susceptibles de distraire les autres participants.

10. Si vous ne pouvez réaménager votre décor, programmer l’une ou l’autre des toiles de fond virtuelles proposées par les applications de visioconférence. «L’option de brouillage d’arrière-fond est toutefois préférable à certaines images de mauvaise qualité», souligne Danielle Roberge.

11. Habillez-vous convenablement, pas forcément d’un complet ou d’un tailleur, mais en proscrivant le «mou». «Ce n’est vraiment le moment de porter un t-shirt arborant la mention Vive la vie de chalet !», illustre Julie Blais Comeau.

12. Tenez-vous bien droit face à la caméra. «En visioconférence, on juge et on est jugé ! Il faut donc se demander si notre image est conforme à celle que l’on souhaite projeter», note Mme Blais Comeau.

13. Inscrivez votre véritable nom au bas de l’écran, et non pas un pseudonyme.

Le comportement

14. La ponctualité est la politesse des rois, dit-on. Soyez en ligne au moins 15 minutes avant l’ouverture de la visioconférence.

15. Si vous êtes l’organisateur de la rencontre, prenez le temps de présenter tout le monde.

16. Gardez toujours votre caméra vidéo allumée «comme si vous étiez assis à la même table que les autres participants», insiste Mme Roberge, sauf si vous devez vous absenter urgemment. L’écran noir ou l’avatar envoient une bien triste image de vous.

17. Fixez autant que possible l’objectif de la caméra. Souriez et hochez la tête comme si vous participiez à une réunion en présentiel.

18. Contrôlez vos tics et vos messages corporels. N’ayez surtout pas l’air de vous ennuyer, ne levez pas les yeux au ciel et ne hochez pas furieusement la tête.

19. Évitez de casser la croûte, voire de mâcher de la gomme. «En visioconférence on est face à une caméra qui amplifie tout», remarque Julie Blais Comeau. Seuls le verre d’eau et la tasse de café sont tolérés.

20. Utilisez la mise en sourdine quand vous n’avez pas la parole, surtout si vous vous apprêtez à éternuer, à tousser ou à vous moucher !

21. N’interrompez jamais vos interlocuteurs. Recourez plutôt à la fonction «lever la main» pour demander la parole.

22. Utilisez le clavardage modérément et au bénéfice de tous.

23. N’amorcez pas de discussion en aparté avec une tierce personne, que ce soit par courriel, par messagerie, par téléphone ou de vive voix.

24. Prenez des notes manuscrites dans un carnet. Vous donnerez l’impression de participer activement aux échanges et on ne risque pas d’entendre le cliquetis de votre clavier.

25. Allez à l’essentiel. En visioconférence, il faut essayer de ne pas franchir la barre des 30 minutes, période au-delà de laquelle l’attention commence à s’émousser.

La visioconférence agit comme une téléréalité, rappelle Julie Blais Comeau. «Vous êtes toujours en direct. Tout est entendu, vu et… peut être enregistré !»

>> À lire aussi : Comment diminuer son impact environnemental à l’ère du télétravail ? et Vidéoconférence : 3 solutions de rechange à Zoom

  Ajouter un commentaire

L'envoi de commentaires est un privilège réservé à nos abonnés.

Il n'y a pas de commentaires, soyez le premier à commenter.