Comprendre le budget prévisionnel de votre copropriété

À l’assemblée annuelle, le conseil d’administration doit présenter le budget prévisionnel pour l’année à venir. Pour participer pleinement à cet exercice, vous devez bien comprendre la façon dont le budget est préparé puis adopté, et aussi être en mesure d’évaluer son contenu et l’impact qu’il aura sur vos frais de condo.

Quelle que soit la taille de votre copropriété, les administrateurs devront vous consulter avant de procéder à l’adoption du budget. Omettre cette étape pourrait en effet invalider le montant des charges communes exigées des copropriétaires.

Que doit contenir un budget ?

Le budget est établi pour faire face aux dépenses courantes d’entretien, de fonctionnement et d’administration des parties communes et des parties communes à usage restreint de la copropriété durant un exercice comptable de 12 mois. Il doit aussi comporter des montants alloués à d’éventuelles réparations majeures imprévues ou non ainsi qu’au remplacement prévisible mais non urgent d’éléments de ces parties.

Le budget comporte au minimum trois fonds distincts : le fonds d’exploitation, le fonds de prévoyance et le nouveau fonds d’autoassurance, maintenant obligatoire. La distinction est importante, car des règles strictes s’appliquent à l’utilisation des sommes accumulées dans le fonds de prévoyance et dans celui d’autoassurance : elles ne peuvent servir qu’à des dépenses de travaux majeurs et de remplacement des éléments des parties communes en ce qui a trait au fonds de prévoyance, et à des dépenses liées aux sinistres subis par l’immeuble en ce qui a trait au fonds d’autoassurance. Quelques syndicats disposent également d’autre fonds, comme le fonds de maintenance ou le fonds d’imprévus, qui ne sont pas assujettis à la loi.

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* Le syndicat a l’obligation de nommer les fournisseurs de services importants.

La participation du copropriétaire au budget

Le budget annuel a un impact direct sur les frais de condo des copropriétaires. Chacun veut avoir son mot à dire sur les sommes à consacrer aux diverses dépenses. Il y a toutefois une démarche à respecter, dictée par les dispositions de la loi et par la déclaration de copropriété. Avant la fin d’un exercice financier, une analyse de l’état de l’immeuble, ainsi que des travaux majeurs et des remplacements de certains éléments à entreprendre, permettra de planifier les projets à réaliser au cours de l’exercice suivant. Le syndicat doit respecter autant que possible les instructions figurant dans le carnet d’entretien et faire réaliser les travaux prévus.

Il incombe aux administrateurs d’établir le budget prévisionnel qui sera présenté aux copropriétaires pour consultation. À l’assemblée générale annuelle, ces derniers pourront demander des clarifications au sujet des postes budgétaires, exprimer leurs opinions sur les sommes prévues dans le budget, suggérer des révisions ou des solutions de rechange aux projets proposés. Ils pourront aussi, s’ils le souhaitent, recommander au prochain conseil d’administration (celui qu’ils éliront) l’adoption ou la révision du budget proposé. À noter que le nouveau CA pourra apporter, au besoin, des modifications au budget proposé à l’assemblée, avant de l’adopter au moyen d’une résolution consignée dans un procès-verbal. Si plusieurs candidats se présentent avec des idées différentes concernant l’orientation budgétaire de la copropriété, chaque copropriétaire présent devra voter pour ceux qui représentent le mieux son opinion.

Dans les petites copropriétés, la démarche n’est cependant pas toujours aussi structurée et, en général, chaque copropriétaire participe activement à la préparation du budget. Cette approche est acceptable pourvu que le principe de la consultation soit respecté : soit par la tenue d’une assemblée générale annuelle attestée par la rédaction d’un procès-verbal, soit par l’adoption d’une résolution écrite signée par toutes les personnes habiles à voter. Il est également nécessaire que le budget soit adopté par une résolution du conseil d’administration.

Cet article a été rédigé à partir du guide Copropriété, réalisé en collaboration avec la Chambre des notaires, et disponible dans notre boutique.