Pour que vos renseignements personnels soient bien protégés

Votre conseiller en services financiers a l’obligation de protéger vos renseignements personnels, cela en vertu de son Code de déontologie et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Comment se débrouille-t-il pour le faire alors qu’il est en télétravail? D’abord, en sécurisant ses appareils électroniques – mots de passe robustes, utilisation d’un antivirus et d’un pare-feu à jour, etc. – et en s’assurant qu’il est le seul à y avoir accès. Ensuite, en utilisant un mode de transmission sécuritaire. « Une bonne solution est d’utiliser un VPN (Virtual Private Network, en anglais) », dit M^e Geneviève Beauvais, chef, qualité et conformité des pratiques à la Chambre de la sécurité financière, soit un système qui lui procure un accès sécurisé au réseau de son entreprise.

Pour la transmission de document, il peut aussi recourir à une voûte sécurisée qui est un système pour mettre les données à l’abri de tous types d’incidents de sécurité. « C’est la méthode la plus sûre », dit M^e Beauvais. Le conseiller, qui y détient un accès sécurisé, y place les documents confidentiels, puis fait en sorte que son client y obtienne le même type d’accès. Dès lors, c’est dans cette voûte que se font tous les échanges de documents. 

Votre conseiller vous rencontre désormais par visioconférence? Il doit utiliser une plateforme sûre. M^e Beauvais mentionne Teams en guise d’exemple. « Cette plateforme permet d’enregistrer et de sécuriser les échanges, dit-elle. Elle permet aussi de s’assurer qu’aucun intrus n’espionne la conversation. »

Pour conserver ses documents à portée de main, votre conseiller a peut-être recours à la technologie infonuagique. « Il est alors important qu’il fasse affaire avec une entreprise dont les serveurs sont au Canada », indique M^e Beauvais. Cela lui permet d’être certain que la loi canadienne, qui offre une bonne protection, s’applique.

Bien que cela ne soit pas une obligation, M^e Beauvais indique que le professionnel a aussi avantage à informer son client des fraudes dont ce dernier pourrait faire l’objet. « Il peut le faire car il est bien placé pour savoir ce qui se passe en matière financière », dit-elle.

Du côté du consommateur

En tant que client, vous n’avez pas les mêmes responsabilités que votre conseiller en services financiers. Mais pour ne pas risquer de vous faire pirater vos données, vous devez vous aussi adopter un comportement prudent.

Ainsi, assurez-vous que votre conseiller vous a fait signer une entente de confidentialité, soit un document dans lequel il s’engage à protéger vos renseignements personnels. « En général, les conseillers font signer ce type d’entente », dit M^e Beauvais.

Autre conseil : faites-en sorte d’avoir vous aussi un ordinateur bien protégé et suivez les consignes que vous donne votre conseiller en ce qui a trait à la transmission de documents.

La méthode qu’il vous suggère vous semble trop compliquée? Demandez-lui de vous en proposer une autre plus simple mais tout aussi sécuritaire. « Le professionnel doit choisir un moyen de communication qui convient à son client », dit M^e Beauvais.

Enfin, et de façon générale, adoptez un comportement prudent. Par exemple, évitez d’ouvrir les pièces jointes des courriels dont vous ne connaissez pas l’expéditeur ou qui semblent louches. Et si on vous demande de l’information personnelle par téléphone ou par courriel, refusez de la donner. Aucune organisation sérieuse ne demande ce type d’information de cette manière. Au besoin, communiquez vous-même avec la personne ou l’organisation qui prétend vous avoir contacté. 

Tant du côté des conseillers en services financiers que des consommateurs, il est important de prendre tous les moyens possibles pour se protéger. « Les fraudeurs sont de plus en plus ingénieux, dit M^e Beauvais. Plus il y a de remparts de protection, mieux c’est. »

Pour en savoir plus sur les mesures mises en place par les conseillers membres de la Chambre de la sécurité financière pour protéger vos renseignements personnels, consultez Info Déonto sur le site de la Chambre de la sécurité financière.