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Être élu administrateur, c’est devenir mandataire du syndicat pour gérer la copropriété. Dans ce rôle, il faut faire passer l’intérêt de la collectivité des copropriétaires (soit la préservation de la valeur de leur investissement) avant ses intérêts personnels. Ce n’est pas toujours facile à faire – par exemple quand il faut décider de prélever une cotisation spéciale qui vient contrecarrer nos plans financiers personnels, ou quand un ami nous demande de lui attribuer une meilleure place de stationnement, ou encore quand nous recevons une plainte formulée par une personne qui nous est antipathique… Il faut pourtant y parvenir pour s’acquitter adéquatement de ses obligations et ne pas exposer sa responsabilité personnelle à des risques inutiles.
L’engagement et la responsabilité professionnelle des administrateurs
Lors de l’assemblée annuelle, vous avez accepté de siéger au conseil d’administration. Comment devez-vous envisager cette nouvelle fonction, qui vous rend responsable d’administrer un immeuble valant plusieurs millions de dollars, de gérer un budget collectif et d’appliquer les dispositions de la déclaration de copropriété ? Trop souvent, les administrateurs ne se rendent pas bien compte à quel point leur responsabilité personnelle peut être engagée par des décisions prises au mépris des principes de bonne gouvernance énoncés dans la déclaration de copropriété. Pour éviter de vous retrouver dans une situation compromettante, vous devez donc agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans l’intérêt du syndicat et de la copropriété. Cet engagement mérite quelques explications.
Agir avec prudence, c’est reconnaître les limites de ses pouvoirs et compétences et ne pas hésiter à faire appel à l’expertise de spécialistes pour résoudre un problème. Comme vous n’avez pas toutes les connaissances pour corriger l’effritement de la maçonnerie ou l’infiltration d’eau au sous-sol, il ne faut pas hésiter à recourir aux services d’un professionnel du bâtiment. Votre assureur exige le remplacement des panneaux électriques désuets dans chacun des logements? Faire affaire directement avec votre électricien peut engager votre responsabilité personnelle si un panneau inadéquat est installé sans l’intervention d’un ingénieur pour préparer un devis technique. Vous ne pouvez pas vous improviser ingénieur, architecte, avocat ou comptable pour épargner de l’argent à court terme alors que les coûts à long terme pourraient être beaucoup plus élevés en cas d’erreur.
Agir avec diligence, c’est faire tous les efforts nécessaires pour régler les problèmes dès que possible plutôt que de les laisser traîner. Ne pas tenir compte des plaintes répétées de bruit concernant un équipement de ventilation ou tolérer de fréquentes infiltrations d’eau provenant des parties communes et causant des dommages aux parties privatives sont des situations qui peuvent finir en poursuites coûteuses contre l’administration, voire en un refus d’indemnisation par l’assureur. Une insuffisance de couverture d’assurance attribuable à votre négligence d’obtenir un certificat de valeur de remplacement de l’immeuble est un autre exemple d’inaction qui pourrait engager votre responsabilité en cas de sinistre important.
Agir avec honnêteté, c’est éviter les conflits d’intérêts et ne pas profiter de l’argent du syndicat pour s’accorder des bénéfices personnels. Tout administrateur doit faire état de conflits d’intérêts qui le concernent, par exemple lors de la discussion de l’attribution d’un contrat, et se retirer temporairement des délibérations du conseil. Dans les petites copropriétés, il est fréquent que l’administrateur unique fasse faire l’entretien ménager par son conjoint ou un parent, sans contrat écrit et en payant les services comptant. Même lorsqu’il n’y a pas de fraude et que c’est fait en toute bonne foi par l’administrateur, sa responsabilité pourrait être engagée et le doute peut s’installer parmi les copropriétaires concernant des irrégularités financières. En tout temps, les règles de bonne gouvernance doivent être respectées.
Agir avec loyauté, c’est prendre des décisions en fonction des intérêts de la copropriété. Être loyal et agir de bonne foi signifie par exemple transmettre toute l’information nécessaire au professionnel consulté pour un problème. Omettre certains éléments connus est une faute qui pourrait orienter le professionnel vers une solution inappropriée, au détriment de la collectivité des copropriétaires.
